WhatsApp Business se ha convertido en una herramienta indispensable para empresas que buscan mejorar la comunicación con sus clientes.
Sin embargo, responder a los mensajes en todo momento puede ser un desafío, especialmente fuera del horario laboral. Es aquí donde los mensajes de ausencia juegan un papel clave.
Configurar un mensaje de ausencia permite mantener una comunicación fluida y profesional, incluso cuando no estás disponible.
En este artículo, exploraremos cómo configurar correctamente esta función y cómo las empresas pueden optimizar su uso para mejorar la atención al cliente.
¿Qué es un Mensaje de Ausencia en WhatsApp Business?
Un mensaje de ausencia en WhatsApp Business es una respuesta automática que se envía a los clientes cuando intentan contactarte fuera de tu horario de atención. Esta función es especialmente útil para:
Informar a los clientes sobre los horarios de atención.
Redirigir consultas a otros canales.
Mejorar la experiencia del usuario al no dejar mensajes sin respuesta.
Grandes empresas y pequeños negocios han implementado mensajes de ausencia con excelentes resultados. Por ejemplo, la cadena de cafeterías Starbucks en México utiliza mensajes automáticos para indicar a los clientes cómo realizar pedidos a través de su aplicación cuando no hay personal disponible para responder en WhatsApp.
Cómo Configurar un Mensaje de Ausencia en WhatsApp Business
Configurar un mensaje de ausencia en WhatsApp Business es sencillo y solo requiere seguir estos pasos:
Abrir WhatsApp Business: Accede a la aplicación en tu dispositivo móvil.
Ir a Ajustes: Dirígete a «Herramientas para la empresa».
Seleccionar «Mensaje de ausencia»
Activar la función: Habilita la opción «Enviar mensaje de ausencia».
Redactar el mensaje: Escribe un mensaje claro y profesional. Ejemplo:
«Hola, gracias por tu mensaje. En este momento no estamos disponibles, pero responderemos a la brevedad en nuestro horario de atención: Lunes a viernes de 9:00 a 18:00.»
Configurar el horario: Elige cuándo se enviará el mensaje (siempre, fuera del horario laboral o en un periodo personalizado).
Seleccionar destinatarios: Puedes optar por enviar el mensaje a todos o solo a ciertos contactos.
Mejores Prácticas para Optimizar el Uso de los Mensajes de Ausencia
Un mensaje de ausencia bien estructurado puede marcar la diferencia en la experiencia del cliente. Aquí algunas estrategias para maximizar su efectividad:
- Personalizar el Mensaje
Evita respuestas genéricas y adapta el mensaje según tu negocio. Por ejemplo, la tienda de moda «Zara» en Argentina personaliza su mensaje automático con un enlace a su catálogo online para que los clientes puedan explorar productos mientras esperan respuesta.
- Incluir Opciones de Contacto Alternativas
Si tu negocio tiene otros canales de comunicación, como correo electrónico o redes sociales, inclúyelos en el mensaje de ausencia. Esto facilita que los clientes obtengan información sin esperar una respuesta directa.
Ejemplo:
«Hola, en este momento no estamos disponibles. Puedes escribirnos a contacto@tuempresa.com o visitar nuestra web www.tuempresa.com para más información.»
- Redirigir a una Sección de Preguntas Frecuentes
Empresas como «Mercado Libre» utilizan los mensajes de ausencia para redirigir a sus clientes a una sección de preguntas frecuentes, reduciendo la carga de trabajo del soporte al cliente.
Ejemplo:
«Hola, actualmente no estamos disponibles. Consulta nuestras preguntas frecuentes en www.tuempresa.com/faqs para resolver dudas rápidamente.»
- Usar un Tono Amigable y Profesional
La manera en que se redacta el mensaje puede influir en la percepción del cliente. Un tono demasiado frío puede alejar a los clientes, mientras que uno amigable y profesional genera confianza y empatía.
Ejemplo:
«¡Hola! Gracias por contactarnos. En este momento no estamos disponibles, pero te responderemos lo antes posible. Mientras tanto, puedes visitar nuestro sitio web para ver nuestras novedades.»
Conclusión
El uso de mensajes de ausencia en WhatsApp Business es una estrategia efectiva para mejorar la atención al cliente y mantener una comunicación profesional fuera del horario laboral.
Configurarlos correctamente y aplicar estrategias de optimización, como la personalización del mensaje y la inclusión de opciones alternativas de contacto, puede marcar la diferencia en la satisfacción del cliente.
Empresas de distintos sectores han logrado mejorar su atención gracias a esta herramienta. Implementa estas prácticas en tu negocio y experimenta una comunicación más fluida y efectiva con tus clientes.
